Hogyan csökkentsük le a Word fájlok méretét, ha képekkel dolgozunk?

A Word dokumentumok hatalmasra nőhetnek úgy, hogy észre sem vesszük, hogy mi történt. Ha többszáz oldalas dokumentumokról van szó, melyekben beágyazott képek, betűtípusok és egyéb objektumok vannak, akkor rohamosan növekedni kezd a fájlméret azzal szemben, mint ha csak szöveg lenne benne.

Kiterjesztés vizsgálata: DocX

Ha dokumentumunk mérete túl nagyra sikerült, akkor az első lépés, hogy magának a dokumentumnak a kiterjesztését vizsgáljuk meg. A DocX formátumot 2007-ben adta ki a Microsoft és azóta ez a sztenderd, tehát ha valami fura oknál fogva még mindig ’.doc’ formátumba mentjük a szöveges dokumentumokat, akkor ideje konvertálni. A DocX formátum részben úgy működik, mint egy ZIP fájl; összetömöríti a fájlt, hogy kevesebb helyet foglaljon. Ez más Office programokra is vonatkozik, tehát .xls-ből .xslx-et kell csinálni és .ppt-ből .pptx-et, ha kisebb méreteket akarunk.

A konvertálást egy ’Mentés Másként’ művelettel elintézhetjük, és a Word létrehoz egy teljesen új fájlt a számunkra új formátummal. Nézzük az eredményeket:

Egy tesztben egy 20 oldalas .doc fájl, ami 6 képet, változatos táblázatokat és formázási stílusokat tartalmazott, 6001 KB mérettel bírt. A konvertált .docx file mindössze 721 KB méretű volt, mely mindössze 12%-a az eredetinek. Ennyit számít manapság a .docx!

Ne szúrjunk csak úgy be képeket a dokumentumba!

Amikor másolunk és beillesztünk egy képet egy szöveges dokumentumba, a Word néhány feltételezés alapján dolgozik és állapítja meg, hogy mi mit akarunk ezzel a képpel csinálni. Az első feltételezés, hogy BMP vagy PNG formátumban akarjuk a képeket, melyek nagy fájlméreteket jelentenek. Egy teszt alapján 22 KB méretű dokumentumban már egy kis kép beillesztése is 548 KB-ra emelte a dokumentum méretét. Ha spórolni akarunk a tárhellyel, akkor érdemes veszteséges konvertálást végrehajtani a képeken beillesztés előtt, mint például JPEG formátumba konvertálni azokat beillesztés előtt. A konvertált képek 40-60%-al csökkentik a méretnövekedést.

A képek szépséghibája az is, hogy ha szerkesztjük őket a Word-ben, például megvágjuk vagy kisebbre vesszük őket, akkor ezeket a műveleteket a Word megtartja a dokumentum részeként és a fájlméret nem fog csökkenni. A képeket a beillesztés előtt érdemes szerkeszteni.

A legtöbb helyen manapság már nem gond a Word fájlok mérete, azonban felmerülhet olyan szituáció, amikor mégis figyelni kell a dokumentum méretére!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.